Contrat : Temps plein (38h/semaine) – CDI

Être demandeur d’emploi ou assimilé.

Barème : Commission Paritaire 329.02 – Echelon 4.1

Lieu : Louvain-la-Neuve (cadre de travail dynamique)

Entrée en fonction : Dès que possible

1.  À propos de Judo Wallonie Bruxelles et contexte du poste

Judo Wallonie Bruxelles regroupe et développe la pratique du judo sur l’ensemble du territoire de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Dans le cadre du renforcement de notre pôle administratif, nous recherchons un·e Assistant·e Administratif·ve Polyvalent·e de support au management.

Attaché·e directement au Conseil de coordination et en relation étroite avec l’ensemble de l’équipe et des partenaires, vous serez un véritable pivot pour la transversalité. Votre mission : soutien dans la gestion quotidienne, administrative, financière et RH de notre structure.

2.  Vos missions et responsabilités

• Support administratif et gestion transversaleAssurer la fluidité administrative au quotidien et la centralisation des informations.Structurer, classer et archiver les documents physiques et numériques (outils Microsoft 365 / SharePoint).Rédiger, mettre en forme et relire des courriers, synthèses, rapports et procès-verbaux de réunions, avant d’en assurer la diffusion.Assurer un accueil et un suivi professionnel des demandes issues des clubs, membres, instances et partenaires.Participer à la préparation administrative et à la logistique des réunions statutaires (AG, OA) et événements fédéraux.Collaborer occasionnellement avec l’équipe sur le terrain lors des grands rendez-vous de la fédération (maximum 4 week-ends/an).Collaborer avec le responsable IT pour l’optimisation des flux de travail et des outils internes.

2.2.  Suivi budgétaire et comptabilité administrative

• Réceptionner, vérifier, encoder et classer les factures, pièces comptables et notes de frais dans les outils dédiés.
  • Effectuer le suivi des paiements et assurer les relances d’usage.

• Préparer et transmettre les dossiers périodiques destinés à la fiduciaire / au réviseur d’entreprises.
  • Contribuer à la tenue des tableaux de bord financiers et au suivi budgétaire des projets.

2.3.  Gestion des subsides publics et dossiers de financement

• Préparer et rédiger les dossiers de demandes de subventions auprès des pouvoirs publics et partenaires.
  • Rassembler et vérifier avec rigueur l’ensemble des pièces justificatives (financières et opérationnelles) auprès des membres de l’équipe, partenaires.
  • Veiller au strict respect des échéances administratives et des conditions d’octroi.

2.4.  Relations avec les partenaires externes

• Assurer le lien administratif quotidien avec le Secrétariat Social, le SEPPT, le fonds Maribel, les assurances et autres organismes.
  • Centraliser et transmettre les variables de paie, déclarations d’accidents, suivis de congés et certificats.

3.  Votre profil et vos compétences

• Compétences techniques & métiers :Minimum 5 ans d’expérience dans une fonction administrative globale (idéalement en ASBL ou secteur public/sportif).Maîtrise de l’environnement Microsoft 365 (SharePoint Online, OneDrive, Teams, Outlook, Excel avancé).Notions en comptabilité générale, aisance avec la gestion de chiffres/tableaux de bord et la gestion documentaire.Connaissance pratique du fonctionnement des financements publics et de leurs exigences de justification.

3.2.  Compétences organisationnelles :

• Sens de l’organisation et respect des procédures
  • Capacité à :
    • structurer l’information
    • gérer plusieurs dossiers simultanément
    • anticiper les échéances et prioriser les urgences.

3.3.  Compétences relationnelles :

• Capacité à interagir avec aisance, bienveillance et clarté avec divers profils internes et externes.
  • Discrétion, respect total de la confidentialité et posture professionnelle.

3.4.  Compétences linguistiques :

• Français : Excellente maîtrise orale et écrite (capacités de rédaction).
  • Néerlandais : Niveau opérationnel à professionnel (B2/C1) – capacité à rédiger des e-mails, lire des documents officiels et échanger par téléphone avec nos interlocuteurs/partenaires néerlandophones.
  • Anglais : La connaissance professionnelle de l’anglais est un atout apprécié pour certains dossiers internationaux.

4.  Formation souhaitée

• Bachelier en Assistant·e de Direction.
• Bachelier en Gestion, Administration des Entreprises, Secrétariat de direction, ou équivalent.
• Formation en Support à l’Action Managériale (SAM).
• Toute expérience probante et équivalente dans le secteur associatif sera valorisée.

5.  Ce que nous vous offrons

• Un rôle clé et valorisant : Vous êtes au cœur opérationnel d’une fédération en plein développement.
• Un cadre de travail dynamique : Une équipe passionnée, collaborative et un environnement orienté sport et valeurs.
• Un contrat stable : Temps plein 38h/semaine dans les conditions de la CP 329.02 (Échelon 4.1).
• Flexibilité : Télétravail un jour par semaine.
• Avantages : Prise en charge des frais de transport/déplacements professionnels, formations continues.
• Localisation : Bureaux accessibles situés à Louvain-la-Neuve.
• Prise de fonction : Dès que possible.

6.  Modalités de candidature

Vous vous reconnaissez dans ce profil et souhaitez mettre vos compétences au service de notre fédération ?

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à :

conseildecoordination@judowb.be

Date limite de dépôt : Dimanche 1^er novembre 2026