Brussel, Belgique | Employé(e) | Travail à distance possible
Type de poste : Temps plein.
Type de contrat : CDD de 6 mois, avec possibilité de CDI à la clé en fonction de la satisfaction.
Lieu : Temps de travail réparti entre Bruxelles et Jambes.
Position dans l’organisation
Le·la secrétaire administratif·ve est rattaché·e à la Direction Opérationnelle et relève de la Responsable du service Administration générale.
Tâches / responsabilités principales
- Communication & correspondance : traitement des e-mails, des appels et du courrier (entrant et sortant), envoi d’attestations aux clubs et rédaction de courriers administratifs spécifiques (en back-up de la responsable administrative).
- Gestion administrative & base de données : gestion et mise à jour des dossiers administratifs et sportifs (désaffiliations, statuts, mutations, licences, certificats médicaux, distinctions), encodage et suivi des données dans les bases de données et les outils de gestion, incluant le traitement des lettres de sortie et des transferts internationaux via les systèmes FIBA, les cartes d’entrée aux matchs et listes des membres, avec communication vers les clubs et instances concernées.
- Support administratif quotidien aux clubs : helpdesk des clubs pour toutes leurs demandes, accompagnement dans les procédures, assistance à l’utilisation des bases de données et outils, vérification des obligations administratives et gestion des dossiers des nouveaux clubs.
- Support administratif aux compétitions sportives de l’AWBB : encodage des joueurs, arbitres et gestion des accès aux feuilles de match électroniques.
- Assurances : gestion et suivi des dossiers : traitement des demandes, déclarations de sinistres et transmission des informations aux organismes concernés.
- Gestion des dossiers juridiques & disciplinaires : enregistrement et suivi des rapports, réclamations et appels, collaboration avec les conseils judiciaires, et back-up de la responsable administrative pour la gestion, l’encodage et la diffusion des PV, suspensions et amendes.
- Soutien administratif : préparation des réunions, gestion des présences et procurations, rédaction et tenue des procès-verbaux, publication des documents.
- Gestion de projets spécifiques et subventions : collecte et encodage de données, préparation des dossiers administratifs pour les subsides.
PROFIL
Formation & qualifications
- Bachelier en Assistant·e de direction.
- Ou CESS technique de qualification (Technicien·ne de bureau, Assistant·e de direction).
- Ou toute autre formation pertinente en secrétariat ou bureautique.
Compétences spécifiques
- Connaissances dans la gestion administrative de dossiers (clubs, membres, statuts, licences, compétitions, assurances, juridiques et disciplinaires).
- Encodage et mise à jour de données dans des bases de données administratives.
- Maîtrise des outils bureautiques de suivi administratif (Excel, Word, outils collaboratifs).
- Rédaction et gestion de correspondances et documents administratifs.
Compétences génériques
- Rigueur et précision.
- Sens de l’organisation, gestion des priorités.
- Orientation clubs.
- Communication claire, écrite et orale.
- Flexibilité.
- Gestion du stress, de situations urgentes.
Langues
- Anglais : bonne maîtrise écrite et orale.
- Néerlandais : bonne maîtrise écrite et orale.
Expérience
- Une première expérience dans une fonction administrative est un atout.
Conditions proposées
- Salaire selon l’échelon 3 (CESS) ou 4.1 (bachelier).
- Avantages : Prime de fin d’année, chèque-repas, forfait déplacement domicile-travail.
- Possibilité de télétravail, selon les nécessités du service et les modalités en vigueur.
- Entrée en fonction : dès que possible.
Candidature
Les candidatures doivent être introduites exclusivement via cette plateforme CVWarehouse.
Toute candidature envoyée par un autre canal ne sera pas prise en compte.
Plus d’informations sur le poste, vous pouvez contacter Véronique LAURENT, responsable du service Administration générale par mail à v.laurent@awbb.be
Clôture des candidatures : 15/03/2026. En cas de nombre élevé de candidatures, la clôture pourra être anticipée